der Begriff der „personenbezogenen Daten“ nach Art. 4 DS-GVO

Das Oberlandesgericht Köln hat in einer Entscheidung vom 26.07.2019, Az.: 20 U 75/18, entschieden, dass einem Betroffenen im Sinne des Datenschutzrechts gegen den verantwortlichen Datenverarbeiter nicht nur ein Anspruch auf Aufstellung seiner Personendaten aus der zentralen Datenverarbeitung, sondern darüber hinaus auch ein Anspruch auf Auskunftserteilung zu sämtlichen weiteren ihn betreffenden personenbezogenen Daten zusteht, wie sie insbesondere auch in Gesprächsnotizen und Telefonvermerken vom Datenverarbeiter gespeichert, genutzt und verarbeitet worden sind.

Auffassung der Gerichte

Nach Auffassung des OLG Köln sei der Begriff der „personenbezogenen Daten“ nach Art. 4 DS-GVO weit zu verstehen und umfasse nach der Legaldefinition in Art.

4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen.

Damit fallen unter die Vorschrift nicht nur im Kontext verwendete persönliche Informationen wie Identifikationsmerkmale (z.B. Name, Anschrift und Geburtsdatum), äußere Merkmale (wie Geschlecht, Augenfarbe, Größe und Gewicht), innere Zustände (z.B. Meinungen, Motive, Wünsche, Überzeugungen und Werturteile) oder sachliche Informationen wie etwa Vermögens- und Eigentumsverhältnisse, Kommunikations- und Vertragsbeziehungen und alle sonstigen Beziehungen der betroffenen Person zu Dritten und ihrer Umwelt, sondern darüber hinaus sollen auch solche Aussagen einen Personenbezug aufweisen, die eine subjektive und/oder objektive Einschätzung zu einer identifizierten oder identifizierbaren Person liefern.

Eine Begrenzung des Begriffs der personenbezogenen Daten nur auf die in der zentralen Datenverarbeitung hinterlegten Stammdaten ohne Einbeziehung einer Verpflichtung zur Beauskunftung über weitere elektronisch gespeicherte Vermerke zu mit dem Betroffenen geführten Telefonaten und sonstigen Gespräche sei deshalb mit dem zugrunde liegenden weit gefassten Datenbegriff  der DS-GVO nicht in Einklang zu bringen.

Denn durch die Entwicklung der Informationstechnologie mit ihren umfassenden Verarbeitungs- und Verknüpfungsmöglichkeiten gebe es keine belanglosen Daten mehr (so bereits BVerfG, Urteil vom 15.12.1983, Az. 1 BvR 209/83 – zitiert nach juris).Soweit in Gesprächsvermerken oder Telefonnotizen also Aussagen des Betroffenen oder Aussagen über den Betroffenen festgehalten sind, handele es sich hierbei um personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 DS-GVO, welche auf Verlangen des Betroffenen zu beauskunften seien.

Es sei dabei alleinige Aufgabe des zur Auskunft verpflichteten, der sich der elektronischen Datenverarbeitung bedient, diese im Einklang mit der Rechtsordnung zu organisieren und dafür Sorge zu tragen, dass dem Datenschutz und den sich hieraus ergebenden Rechten Dritter Rechnung getragen wird. Das bedeutet, dass der zur Auskunft verpflichtete dafür zu sorgen hat, dass ein Zugriff auf solche Gesprächsvermerke und Telefonnotizen gewährleistet ist und eine entsprechende Beauskunftung an den Betroffenen tatsächlich erfolgen kann.

Die Folgen für den Rechtsdienstleister

Für Inkassounternehmen als Verantwortliche im Sinne der DS-GVO, die in erheblichem Umfang personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten bedeutet diese Entscheidung, dass bei der Erstellung, Abfassung und Speicherung von eigentlich internen Notizen, insbesondere zu Gesprächen und Telefonaten, höchste Vorsicht geboten ist.

Im Hinblick darauf, dass diese nämlich – entsprechend des Verständnisses des OLG Köln – auch zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 DS-GVO zählen, sind diese sowohl vorzuhalten für den Fall eines entsprechenden Auskunftsverlangen und bei Geltendmachung des Auskunftsanspruchs auch an den Betroffenen vollständig herauszugeben. Deshalb ist es nicht nur wichtig, entsprechende Vermerke und Notizen möglichst vollständig und für den Fall eines Auskunftsverlangens auch zur Beauskunftung in der Lage zu sein, sondern darüber hinaus auch auf deren Inhalt zu achten.

So kann es nicht zu der unangenehmen Situation kommen, dass eigentlich nur für interne Zwecke gedachte Vermerke und Notizen herausgegeben werden müssen, in denen sich gegebenenfalls negativ und auf persönlicher Ebene über den Betroffenen geäußert wird. Das ist sowohl im Verhältnis zum Forderungsgläubiger als auch im Verhältnis zum Forderungsschuldner unbedingt zu vermeiden, um nicht zu nachteiligen Folgen für das IKU zu führen.

Das OLG Köln hat hinsichtlich der Frage des Umfangs des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DS-GVO die Revision ausdrücklich zugelassen und dies damit begründet, dass den aufgeworfenen Rechtsfragen grundlegende Bedeutung zukommt und sich bereits eine in diesem Zusammenhang divergierende Rechtsprechung abzeichnet.

Es bleibt daher abzuwarten, ob und inwieweit der Inhalt der Entscheidung im Falle eines Revisionsverfahrens bestehen bleibt.

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